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Produtividade: Técnica GTD

Conciliar vida profissional, pessoal, estudos e lazer é um desafio enorme para todas as pessoas do mundo. Com cada vez mais tarefas e mais informações que chegam a todo momento, ter uma cabeça tranquila para produzir é uma dificuldade presente em nossa rotina de trabalho.


Por isso, vamos explicar uma das técnicas de produtividade mais assertiva para conseguir gerenciar todas as tarefas e ainda ter o foco necessário para realizá-las.

Estamos falando de uma poderosa ferramenta de produtividade pessoal, criada pelo guru da produtividade David Allen. A Metodologia Get Things Done (GTD)!


Extra: No final desse post vamos disponibilizar um modelo no Trello que vão te dar o auxílio necessário para colocar em prática tudo que vamos ver aqui.


O GTD tem como princípio esvaziar a mente e utilizá-la somente para um fim, que é o de executar ações. A ideia é criar um sistema de informações pessoais que nos ajudará a estarmos sempre com o foco naquilo que deve ser feito, não gastando energia para guardar informações e sim para executar as atividades.

Vai me dizer que nunca aconteceu com você de no meio de uma tarefa importante sua mente te lembrar que você deve enviar um e-mail ou fazer uma ligação e, só pelo fato de pensarmos nisso, já quebramos o nosso raciocínio da atividade anterior?

Por isso que esse princípio é tão importante, devemos pensar naquilo que precisamos pensar e na hora certa.

Ok, você já entendeu que precisa ter uma mente limpa para focar na tarefa que você vai fazer, e sem interrupções ser muito produtivo. Mas como alcançar isso?


O GTD traz 5 passos fundamentais para conseguirmos organizar todas essas informações, são eles: Coletar, Processar, Organizar, Planejar e Executar.


Vamos destrinchar esses 5 passos para você entender melhor como aplicá-los, mas lembre-se que para atingir uma produtividade alta com o GTD você deve ter disciplina e persistência, não adianta executar o método uma semana e na outra não utilizar. No momento que você domina o GTD você consegue aplicá-lo em diversas áreas da sua vida.


1º Passo: Coletar


Comentamos no início que a nossa mente não deve ser utilizada para guardar informações sobre as nossas atividades, e sim executá-las. O passo de coletar é simplesmente registrar, em algum local, tudo que surge na sua cabeça e no seu dia-dia. Ou seja, no momento que você tiver aquela ideia para o seu trabalho você deve imediatamente registrar isso fazendo com que a informação fique guardada e possa ser vista depois.


Esse processo deve ser feito 24h por dia, a qualquer momento que você tiver uma nova ideia ou lembrar de algo que deve fazer, você precisa anotar. Afinal, nossa mente é bombardeada de ideias diariamente e saber que você tem anotado as informações que você pensou vai ajudá-la a focar mais no presente, e não se preocupar com o que deve ser lembrado ou não.


Você pode utilizar um bloco de notas ou agenda para anotar as informações, mas nós sugerimos que você anote no seu celular. Porque hoje em dia nos se tem algo que nos acompanha quase que 24h é o nosso smartphone.


2º Passo: Processar


Essa é a fase que devemos definir o destino de cada coisa que a gente anotou na fase passada. Para isso, devemos separar as tarefas da seguinte forma:


1) Tarefas que precisam ser executadas, que são divididas em:

1. Tarefas simples: São aquelas que necessitam de apenas uma ação para serem realizadas, como por exemplo enviar um e-mail, escrever um artigo ou preencher uma planilha. Para esse tipo de tarefa deve ser observada se é uma tarefa que pode ser resolvida em menos de 2min, nesse caso devemos executar imediatamente para não perdermos mais tempo com ela. Se é uma tarefa que demore mais de dois minutos devemos movê-la para a lista de próximas ações, que é tudo que precisamos fazer e o quanto antes.

2. Projetos: Como o nome já diz essas tarefas que anotamos na fase de coleta, são na verdade um projeto e precisamos quebrá-las em diversas tarefas menores para poder executar por completo.


Vimos quais destinos podemos dar para as tarefas que precisamos executar. Mas e as tarefas que não precisamos executar?


2) Tarefas que não precisarão de nenhuma ação nas próximas semanas.


Com esse tipo de tarefa podemos fazer 3 coisas:


1. Lixo: Tarefas ou ideias que você anotou que não terão mais utilidades, ou que acabaram não servindo mais. Essas devemos excluir do nosso sistema e não nos preocuparmos mais com elas.


2. Talvez/Um dia: Coisas que você precisa fazer, mas não vai se comprometer com isso agora, ao menos não nessa semana.


3. Arquivar: Item que não é necessário nenhuma ação sua no futuro, mas que você quer guardar para lembrar daquilo depois. Podemos pegar como exemplo um e-mail importante que você ache necessário guardar.


3) Tarefas que não dependem de nós


Essas tarefas não devem só ficar de lado, elas devem ser integradas em uma lista de espera. Desse modo será fácil de visualizarmos quais retornos estamos esperando e não ocupamos nossa mente com isso.


Parece um pouco complexo né? Mas lembre-se que o GTD é baseado em um sistema de informações então todas esses tópicos devem virar listas para que você possa movimentar suas tarefas. Para te ajudar a entender melhor, ai vai um fluxograma para ajudar um pouco mais a entender segue um fluxograma da fase de processar.




3º Passo: Organizar


A fase de organização anda junto com a de processar, nela você vai dividir suas listas de atividades em tópicos de acordo com que cada lista for relacionada. Essa fase serve para separarmos e termos sempre como enxergar com facilidade em que contexto está a atividade que iremos fazer.


Você pode separar as atividades por projetos que você está envolvido ou por atividades pessoais e do trabalho. A dica aqui é não se empolgar e acabar dividindo demais e criando muitos tópicos. Quanto mais subdividido pior a visualização.


4º Passo: Planejar


A etapa de planejamento é a etapa em que você define as prioridades das atividades da semana. O intuito do GTD é que ao final do processo você consiga acessar suas atividades de forma fácil e visual como em um calendário.


É recomendado que essa fase seja feita toda sexta feira pela manhã, ou em algum outro momento que você esteja com mais energia. Você deve olhar para todas as atividades que você coletou, processou e organizou e montar o seu planejamento da semana seguinte. Além disso você deve revisar as atividades da semana, pendências e as respostas que você está aguardando e já programar nas atividades da próxima semana se for necessário.


Sempre ao programar nossa semana seguinte devemos estar atentos a quantidade de atividades que colocamos, ao colocarmos muitas atividades podemos não conseguir dar conta e acabar nos frustrando, a dica aqui é sempre colocar no máximo 6hrs de atividade por dia (Se estivermos falando apenas de atividades relacionadas ao trabalho), pois sabemos que durante o dia teremos imprevistos, interrupções, reuniões não programadas e etc...


5º Passo: Executar


Agora que você já coletou, processou, organizou e planejou sua semana e suas atividades, você já sabe tudo o que precisa fazer. Agora é só partir para a ação, com todas as atividades das suas listas no calendário você tem a mente tranquila de que não está esquecendo de nada e o foco necessário para produzir.


Então, agora que você já entendeu como funciona o GTD e quer começar a implementar na sua rotina, nós criamos um modelo para o Trello voltado para essa metodologia e que vai facilitar para você implementar essa metodologia. Para acessar esse dashboard, é só clicar aqui.


Quer entender melhor como implementar essa e outras ferramentas de produtividade no seu time? Manda um e-mail para gente, é só preencher o formulário ali embaixo!

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Esse post foi uma criação do João Tompson. Ele cuida do nosso setor comercial e vai poder te ajudar com qualquer informação que precise sobre a Happen. Para conhecer um pouco mais de Tompson, é só clicar aqui.


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